外事秘书主要负责分院涉外事务，即分院外教日常教学工作的联络、对外交往函电、中美联合培养班各项事宜，对口工作单位为学院外事处和教务处。工作职责如下：

一、负责联络美方印第安纳波利斯大学相关负责人，协调双方合作办学各项事宜，及时了解我方学生在美方学习情况，保证合作项目的正常运行。了解我方学生在美国学业、生活上出现的问题，协助分院及时采取相应措施。

二、负责安排和协调美方印第安纳波利斯大学外派教授在我分院的教学工作，解决外教教学和日常生活中的问题，帮助外教预订教材。

三、负责协助分院和外事处与普通外教的沟通和联系，通知有关的教学和放假安排，保证外教教学工作的顺利进行，联系外教积极配合分院开展外语活动，确保外教资源的充分利用。

四、负责联系中美班学生，传达外事处的通知，帮助学生在项目各个阶段的表格填写，资料提交，以及其它相关手续的办理。

五、负责协助分院相关领导处理与外事、外教相关的工作，接待国外来访教授学者来我分院参观访问，协商合作办学。事后对重要的会议、协商形成书面材料，并提出有益见解和建议。

六、负责对有关外事，外教工作重要邮件的归档和分类，保证秘书工作的延续性。

七、负责协助分院和学校联系周边兄弟院校的相关院系，加强校际、院际的合作，努力与宁波诺丁汉大学外语系建立长期的合作和资源共享关系。

八、负责完成分院或学院交办的其它工作。

外国语分院