人事秘书是学院人事管理体系中的重要岗位之一。人事秘书对分院院长负责，在人事处指导下开展工作，其工作职责是：

一、 认真学习人事工作的方针、政策及有关规定，加强思想修养和作风锻炼，遵纪守法，秉公办事，发扬实事求是，密切联系群众的优良作风。认真贯彻执行人事工作的各项方针、政策及有关规定。

二、对口联系人事处，负责人事处网站信息的跟踪，及时将信息传达到分院负责人和相关教职工。负责做好基本人事政策的咨询和宣传工作。

三、做好本部门相关数据的统计、汇总与核实。建立所在分院教职工基本信息数据库、及时与人事处全院教职工数据库进行核对，获取院系员工人员变动情况的最新信息。

四、调查所在分院师资队伍状况，协助分院领导制定分院师资发展规划，及时更新师资补充计划。做好应聘材料的筛选登记工作，协助分院领导安排好应聘人员面试试讲工作。

五、协助人事处做好新教工试用期考核，本部门人员校内岗位调整，按期为教职工办理离退休或延聘手续等工作。

六、负责登记汇总分院教职工寒暑假探亲旅费及新教工报道路费报销工作。

七、为本单位各类人员的设岗、聘任、考核、奖励工作提供详实的基础资料供人事处参考和决策。

八、在人事处的指导下，负责分院教职工岗位工作量的统计汇总, 协助进行岗位津贴的核算。

九、了解工资正常晋升的途径和手续，为本单位教职工提供有关工资政策的简单咨询与解释。

十、为本单位职工办理各类证件，统计和填写、核实人事工作所需表格。

十一、协助人事处组织教师及专业技术人员的外语、普通话、教师资格、岗前四门课等的考试报名工作。

十二、协助人事处收集汇总分院各类专业技术人员晋职材料的登记汇总，做好教师和专业技术人员的基础考核工作。

十三、协助分院领导组织评选各类先进工作者。

十四、处理和协调人事方面的临时性工作；及时向学院反映教职工对人事工作的意见和建议。

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